Cada dia sentim a parlar de la transformació digital de les empreses, de la necessitat d’una bona gestió documental, de la importància que les organitzacions s’adaptin als temps actuals i canviïn les seves estratègies. Però a la majoria de pimes, la transformació digital s’està produint des de fa anys, tot i que molt lentament.
La comunicació a través de correu electrònic, a través del telèfon mòbil (trucades, missatges, imatges, …), compartir arxius a través d’aplicacions (Google Drive, Dropbox, …), comunicació online amb les administracions (hisenda, seguretat social), amb els bancs, … tot forma part de la transformació digital i, sense adonar-nos compte, s’ha anat imposant de forma progressiva, amb més o menys mals de cap. Hi ha molts punts a afrontar, cada cop més, i segur que has sentit a parlar de l'oficina sense papers i de la necessitat d'un software de gestió documental.
L'oficina sense paper
Porten anys venent-nos la idea de l’oficina sense paper, però la majoria de nosaltres seguim veient les nostres taules plenes i els nostres arxius a rebentar de carpetes. De la mateixa manera, durant anys, hem creat un entramat de carpetes als nostres ordinadors o servidors per a poder tenir tota la nostra documentació perfectament accessible i classificada. ¿En serio?
D’altra banda, ens hem organitzat amb sistemes de control per a que no se’ns passi res. Avisos a l’Outlook, fulls de càlcul d’Excel amb dades creuades i taules dinàmiques, Google Calendar, …. Sistemes infal·libles que ens permeten estar segurs de que mai se’ns passarà res. ¿De debò?
Software de gestió documental
Si ets autònom, o bé el propietari o un responsable d’una pime i t’has vist reflectit aquí, ets un ferm candidat a necessitar un software de gestió documental que t’ajudi en la teva contínua transformació digital, i que et resolgui alguns dels problemes que el dia a dia no et permet atendre però que t’acaben robant molt temps.
Actualment ja no cal adquirir un software per a utilitzar-lo, els SAAS (Software As A Service) permeten el seu ús a través d’una connexió online, sense desemborsar grans quantitats, i pagant només pel seu ús, el que és un gran avantatge per a pimes i autònoms. Comprova-ho a VITRAdoc.
Llegeix el nostre article sobre la ciberseguretat.