Gestió documental

Control documental

control documental

Són moltes les hores que ens passem gestionant documents necessaris per el bon funcionament de l'organització i, mentre tot va bé, pensem que tenim un bon control documental. Però sempre arriba el dia en què passa algun problema amb algun document i tota l'activitat laboral s'atura i se centra en resoldre el problema amb aquest document:

  • l'hem perdut i hem de crear-lo de nou
  • hi ha diverses versions i no sabem quina és l'última i qui l'ha modificat
  • sabem que l'hem guardat però no sabem on està
  • hem enviat un document amb les dades desactualitzades
  • etc…

És llavors quan ens preguntem si tenim un bon control documental i si cal fer alguna modificació en el circuit perquè no torni a passar.

Com sabem si tenim un bon control documental?

Hi ha diferents solucions per abordar el control dels documents, però hem de tenir en compte les particularitats de cada empresa. No obstant això, podem fer-nos algunes preguntes per saber si la gestió del control documental que tenim compleix els requisits mínims:

  1. On guardem els nostres documents?
    L'emmagatzematge de la nostra documentació és una cosa a tenir en compte, tant per l'espai que ocupa, com per la facilitat d'accés a la mateixa.
  2. Quant de temps triguem a trobar un document?
    El sistema de recuperació i recerca que utilitzem ens ha de permetre buscar un document concret de forma àgil.
  3. Tenim ben arxivats els nostres documents?
    La forma en la qual els classifiquem determina també la facilitat per a la seva recuperació. Un sistema de classificació de documents estandarditzat ens permet una millor localització.
  4. Està segura la nostra documentació?
    Evitar la pèrdua dels nostres documents, la seva destrucció involuntària o que arribin a qui no hauria de tenir-los és una cosa que també ens preocupa. Això, sense oblidar-nos de complir amb el RGPD (Reglament General de Protecció de Dades).
  1. Com es col·labora en la creació i custòdia de la documentació?
    Si diverses persones estan implicades en la gestió, és important que el seu accés sigui possible sense que això impliqui que, per error, es puguin duplicar determinats documents.
  2. Com fem arribar els nostres documents a qui els necessita?
    La distribució de la documentació de forma àgil és cada vegada més necessària. Cal minimitzar temps invertit en l'enviament de documents i les dificultats per verificar la seva recepció.
  3. La nostra documentació té dates de venciment?
    Disposar d'un sistema d'avisos que gestioni de forma automatitzada les caducitats dels nostres documents, s'ha convertit en una cosa fonamental.
  4. Necessitem validar els nostres documents o els de tercers?
    Autenticar la documentació per al seu ús amb organismes o terceres empreses que ens ho puguin exigir, una altra qüestió a tenir en compte.

Sistema de control de documents

Si quan ens fem aquestes preguntes veiem que el nostre sistema de control documental no ens proporciona el que necessitem, hauríem de plantejar un canvi. Si la nostra organització de documents encara la fem "manualment" i en paper, és el moment de començar amb la digitalització d'aquest procés a través d'un programa de gestió documental; si el control dels documents ja ho portem a terme a través d'un gestor documental, llavors haurem de plantejar-nos si realment és l'adequat per a la nostra organització. L'elecció d'un bon programa de control de documents ens permetrà respondre a aquest qüestionari amb total seguretat. No només hem de limitar-nos a arxivar els documents en format digital, hem de tenir en compte les necessitats de l'empresa.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *