El terme és relativament antic, des de 1940 es porta parlant de "L'oficina del futur". El 1975, a un article de la revista de negocis BusinessWeek (Bloomberg), George pake, el que va ser director de Xerox (XRX) Palo Alto Research Center (PARC), va predir que per a 1995 el paper ja no caldria atès que els ordinadors el suplirien. Ha passat molt de temps des de l'article BusinessWeek, i la veritat és que no estaven equivocats. Avui dia, gràcies a la tecnologia, les oficines del futur poden ser una realitat amb una dependència zero del paper. Podem veure en pantalla els documents, tal com va dir George pake, però molts altres avenços ens faciliten l'abandonament del paper, com els correus electrònics.
No obstant, una cosa que no van tenir en compte per llavors, ha estat la pandèmia del Coronavirus. Les oficines del futur no són simplement sense papers, també són deslocalitzades. Gràcies a la pandèmia s'ha obert un nou enfocament que permet teletreballar des de casa, podent ser més eficients en tots els sentits: desplaçaments, eliminació de costos per espai o flexibilitat horària entre d'altres.
L'oficina sense papers
Tornant a la visió inicial de les oficines del futur, un dels principals objectius que totes les empreses tenim a les nostres agendes és l'oficina sense papers. I és que ofereix un gran nombre d'avantatges, les quals van més enllà de l'estalvi econòmic i de la contribució a reduir, en la mesura del possible, l'impacte mediambiental que la nostra empresa genera.
Hi ha moltes opinions al respecte. Uns diuen que una oficina sense papers no és possible, mentre que altres es neguen a acceptar un document en paper. La veritat és que sempre hi ha solucions per a cada empresa en concret, i no ha de ser blanc o negre; existeixen els grisos. Amb això volem dir que hi pot haver una solució intermèdia en la qual es treballi amb documents físics que s'acabin digitalitzant, per exemple. No obstant això, l'objectiu segueix sent comú: les oficines del futur passen pels documents digitals.
Principals avantatges de l'oficina sense paper
La reducció en el consum de paper ens aporta un gran nombre de beneficis, alguns de forma directa. Si tenim en compte tots i cada un d'ells, serem conscients que la nostra empresa fa un salt qualitatiu amb la utilització d'un gestor documental i que, un cop es comença, no es pot entendre una empresa amb la gestió de documents manual. Els avantatges directes els podem resumir en eficiència, seguretat i estalvi d'espai i costos.
Eficiència en la gestió documental
La gestió dels documents que genera la nostra companyia es torna molt més àgil i senzilla que la tradicional recerca en paper.
- Rapidesa: Cercar un document digital requereix molt menys temps que buscar-lo entre diverses carpetes de paper físic.
- Centralització: Qualsevol empleat podrà accedir a la informació emmagatzemada de forma digital d'una manera més senzilla, sense haver de desplaçar-se a una altra zona de l'edifici on estigui guardada físicament.
- Control: També podrem restringir l'accés amb molta més facilitat. Podrem tenir un control sobre quines persones poden accedir a determinada informació, així com tenir un registre amb els accessos que es realitzin.
- Auditoria: En qüestió d'auditories i seguretat es pot mantenir una traçabilitat sobre la documentació. Tindrem la possibilitat de conèixer qui els ha creat i qui els ha modificat.
Seguretat de tota la informació
És evident que la seguretat de la informació digitalitzada és molt més gran que la que es pugui tenir en els arxius físics. A més, com hem vist en el punt anterior, es poden crear diferents permisos d'accés segons el tipus d'informació a la qual es vulgui accedir.
Resulta més senzill crear còpies de seguretat perquè, en cas d'algun problema informàtic o algun atac, la informació estigui recolzada i no es produeixin pèrdues de dades que poden ser sensibles.
Estalvi en espai
És un altre gran avantatge que tindrem si optem per la digitalització de la informació. Aquest espai que estalviarem el podrem utilitzar perquè les estances siguin més diàfanes o per ampliar l'oficina, poder tenir el personal més al costat o crear una zona de descans per als empleats.
No obstant, si aquest lloc nou disponible no el podem reutilitzar d'una forma coherent, pot ser un bon moment per buscar una oficina més petita, amb el corresponent estalvi econòmic al lloguer.
Reducció de gastos
Transformar tota la informació física en informació digital al núvol té un impacte directe al nostre compte de despeses. Això es deu al fet que, a més d'eliminar la necessitat de comprar paper, hem d'afegir l'eliminació del cost de manteniment dels sistemes d'impressió i fotocopiadores, i fins i tot el seu lloguer o futura renovació. Com a extra, també eliminem la despesa dels enviaments de correus postals, podent substituir-los per enviaments de correus electrònics.
Portar la nostra empresa cap a l'oficina sense papers presenta tots aquests avantatges i alguns més. No podem deixar passar l'oportunitat i hem de fer el salt a les oficines del futur, pel nostre bé i pel del medi ambient.