Gestión documental

Control documental

control documental

Son muchas las horas que nos pasamos gestionando documentos necesarios para el buen funcionamiento de la organización y, mientras todo va bien, pensamos que tenemos un buen control documental. Pero siempre llega el día en que ocurre algún problema con algún documento y toda la actividad laboral se para y se centra en resolver el problema con ese documento:

  • lo hemos perdido y hemos de crearlo de nuevo
  • hay varias versiones y no sabemos cuál es la última y quién lo ha modificado
  • sabemos que lo hemos guardado pero no sabemos donde está
  • hemos enviado un documento con los datos desactualizados
  • etc…

Es entonces cuando nos preguntamos si tenemos un buen control documental y si es necesario hacer alguna modificación en el circuito para que no vuelva a pasar.

¿Cómo sabemos si tenemos un buen control documental?

Hay diferentes soluciones para abordar el control de los documentos, pero debemos tener en cuenta las particularidades de cada empresa. Sin embargo, podemos hacernos algunas preguntas para saber si la gestión del control documental que tenemos cumple los requisitos mínimos:

  1. ¿Dónde guardamos nuestros documentos?
    El almacenamiento de nuestra documentación es algo a tener en cuenta, tanto por el espacio que ocupa, como por la facilidad de acceso a la misma.
  2. ¿Cuánto tiempo tardamos en encontrar un documento?
    El sistema de recuperación y búsqueda que utilizamos nos debe permitir buscar un documento concreto de forma ágil.
  3. ¿Tenemos bien archivados nuestros documentos?
    La forma en la que los clasificamos determina también la facilidad para su recuperación. Un sistema de clasificación de documentos estandarizado nos permite una mejor localización.
  4. ¿Está segura nuestra documentación?
    Evitar la pérdida de nuestros documentos, su destrucción involuntaria o que lleguen a quién no debería tenerlos es algo que también nos preocupa. Ello, sin olvidarnos de cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
  1. ¿Cómo se colabora en la creación y custodia de la documentación?
    Si varias personas están implicadas en la gestión, es importante que su acceso sea posible sin que ello implique que, por error, se puedan duplicar determinados documentos.
  2. ¿Cómo hacemos llegar nuestros documentos a quién los necesita?
    La distribución de la documentación de forma ágil es cada vez más necesaria. Hay que minimizar tiempo invertido en el envío de documentos y las dificultades para verificar su recepción.
  3. ¿Nuestra documentación tiene fechas de vencimiento?
    Disponer de un sistema de avisos que gestione de forma automatizada las caducidades de nuestros documentos, se ha convertido en algo fundamental.
  4. ¿Necesitamos validar nuestros documentos o los de terceros?
    Autenticar la documentación para su uso con organismos o terceras empresas que nos lo puedan exigir, otra cuestión a tener en cuenta.

Sistema de control de documentos

Si cuando nos hacemos estas preguntas vemos que nuestro sistema de control documental no nos proporciona lo que necesitamos, deberíamos plantear un cambio. Si nuestra organización de documentos todavía la hacemos “manualmente” y en papel, es el momento de empezar con la digitalización de este proceso a través de un software de gestión documental; si el control de los documentos ya lo llevamos a cabo a través un gestor documental, entonces tendremos que plantearnos si realmente es el adecuado para nuestra organización. La elección de un buen programa de control de documentos nos permitirá responder a este cuestionario con total seguridad. No sólo debemos limitarnos a archivar los documentos en formato digital, debemos tener en cuenta las necesidades de la empresa.

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