GESTOR DOCUMENTAL
La gestió documental o gestió de documents és una activitat indispensable en l'activitat de l'empresa. El gestor documental VITRAdoc s'encarrega d'administrar els documents en format digital en una organització i el seu entorn, facilitant l'arxiu, classificació, conservació i compartició. Neix de la necessitat de tenir controlats en tot moment els fons documentals que cada vegada són més complexos a causa de la gran quantitat de documents diferents que hi ha avui dia.
El factor diferencial de VITRAdoc amb la resta de gestors documentals es basa en la seva capacitat per controlar els arxius necessaris i la seva vigència per poder dur a terme la activitat empresarial en el seu entorn col·laboratiu.
Finançat per ENISA
VITRAdoc està finançat per ENISA (Empresa Nacional d'Innovació), dependent del Ministeri d'Indústria, Comerç i Turisme. Només els projectes amb viabilitat, perspectiva de creixement i consolidació són recolzats per aquesta entitat.
SISTEMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL PER EMPRESES
L'activitat laboral en una empresa genera molts arxius, sobretot en ambients col·laboratius acollits per la CAE (Coordinació d'Activitats Empresarials), on l'intercanvi de documents passa a ser d'obligat compliment per a garantir la correcta aplicació de la Llei de Prevenció de Riscos Laborals. VITRAdoc és un Sistema de Gestió Documental (DMS - Document Management System) pensat per a pimes i grans empreses, ja que facilita la gestió de documents entre diferents organitzacions, sent part de la gestió de contingut empresarial (ECM - Enterprise Content Management).
FUNCIONALITATS DEL GESTOR DOCUMENTAL
Les funcionalitats del software de gestió documental VITRAdoc van més enllà del simple suport documental. VITRAdoc ajuda a compartir i mantenir vigent la documentació per a agilitar l'activitat laboral de les empreses.
Com funciona?
VITRAdoc és un SaaS, un Software as a Service, que ofereix els seus serveis a través d'un servidor al núvol. Només cal tenir connexió a internet per connectar-se, amb un usuari i password, a través d'un navegador web i començar a gestionar els arxius amb la intuïtiva i ràpida interfície.
ARXIU I CLASSIFICACIÓ
Arxiva els documents de forma organitzada i perfectament classificats per localitzar-los en el menor temps possible.
COMPARTICIÓ D'ARXIUS
Agilitza al màxim la gestió de documents compartint-los entre les empreses col·laboradores amb un sol clic.
AVISOS DE CADUCITATS
Avisa de les caducitats dels arxius amb un sistema de control de documentació enviant correus electrònics.
GESTIÓ D'USUARIS
Usuaris amb diferents nivells de permisos per gestionar els documents, perquè tot no depengui d'una sola persona.
CHECKLIST DE DOCUMENTS
Controla en tot moment els documents necessaris per desenvolupar l'activitat professional.
AVANTATGES DEL GESTOR DOCUMENTAL
La gestió i control de la documentació a l'entorn laboral es tradueix en una reducció de temps així com estalvi d'espai físic, però sobretot s'obté una òptima agilitat en entorns col·laboratius. Aquestes característiques del gestor documental fa que l'empresa tingui un ús més racional i eficient dels seus recursos, augmentant la seva productivitat.
LOCALITZACIÓ CENTRALITZADA
Amb un sistema de gestió documental tota la informació de l'empresa queda estructurada i centralitzada en una mateixa ubicació, permetent una major gestió, agilitzant la recerca de documentació i controlant l'accés de diferents d'usuaris.
MILLORA DEL FLUX DE TREBALL
VITRAdoc controla en tot moment els documents dels diferents processos, automatitzant i fent més eficient el flux de treball. Aquest control permet una visualització global de l'estat dels documents.
SEGURETAT EN LA INFORMACIÓ
El DMS VITRAdoc guarda els documents en format digital en un servidor amb un sistema de còpies de seguretat amb redundància d'alimentació, oferint servei les 24 hores del dia els 365 dies de l'any, garantint la conservació i recuperació d'arxius.
COL·LABORACIÓ EMPRESARIAL
Amb el software de gestió documental VITRAdoc la compartició de documents, tan interna com externa, es transforma en una tasca tan senzilla com prémer un botó, compartint arxius entre diferents empreses sense la necessitat d'usar diferents mitjans en cada cas.
VERSIÓ DEL DOCUMENT
L'última versió dels documents sempre es troba a la mateixa ubicació, permetent a tots els usuaris que tenen accés a visualitzar i treballar amb la certesa d'estar amb la versió actual, evitant errors interns.
GESTIÓ DOCUMENTAL ONLINE
VITRAdoc és una plataforma web a la qual s'accedeix amb usuari i contrasenya. Es pot accedir des de qualsevol ordinador o dispositiu mòbil amb connexió a Internet sense la necessitat de descarregar-cap programa per accedir-hi.
COMPLIMENT LEGAL
Pensat per ajudar les empreses al compliment legal en matèria de prevenció de riscos laborals, tenint a el dia la documentació necessària per a la coordinació d'activitats empresarials.
