FAQS DE VITRADOC
VITRAdoc està pensat per agilitzar la gestió documental des del primer dia d'ús, sense necessitat de temps d'adaptació per part de l'usuari. Però sempre poden haver-hi dubtes en molts aspectes. A continuació us deixem algunes de les preguntes i les seves respostes. Si no trobeu resposta a algun dels vostres dubtes, els nostres tècnics estan a la vostra disposició.
ASPECTES BÀSICS
QUÈ ÉS EL PORTAL WEB DE VITRADOC?
El portal web de VITRAdoc permet connectar-se a un repositori utilitzant un navegador d’Internet. Des del portal web és possible utilitzar totes les característiques de VITRAdoc.
COM PUC OBTENIR SUPORT?
Si penses que alguna cosa no funciona bé o necessites ajuda, pots enviar-nos un correu a l’adreça info@vitradoc.com També pots consultar el manual d’usuari de VITRAdoc que trobaràs al web per a resoldre qualsevol dubte tècnic.
PREUS I FUNCIONALITATS
QUANT COSTA VITRADOC?
VITRAdoc és un software que s’utilitza como un servei mitjançant una subscripció. Cada empresa paga una quota mensual que depèn dels següents factors:
- El número de treballadors. Com a mínim d’un a deu.
- L’espai d’emmagatzemament. Amb un mínim de 300 Mb.
Pots calcular la teva tarifa personalitzada de VITRAdoc des del propi web.
QUINA ÉS LA DIFERÈNCIA ENTRE ADMINISTRADORS, COL·LABORADORS, VALIDADORS I CONTROLADORS D'ACCÉS?
En una organització, els comptes d’administrador, col·laborador, validador i controlador d'accés permeten l’accés amb diferents funcionalitats.
L’usuari Administrador té accés a tots els apartats, pot crear empreses, activar-les i desactivar-les, donar nous accessos, crear, modificar i esborrar documents i treballadors, …
L’usuari Col·laborador pot veure tots els apartats, però no pot donar accessos ni crear ni esborrar treballadors ni documents.
L’usuari Validador pot validar els documents. És un usuari pensat per poder fer una bona Coordinació d’Activitats Empresarials. Aquest usuari és qui verifica que un document és correcte i el valida. Quan un treballador disposa de tots els documents validats (tant propis com de l’empresa a la que pertany), també passa a estar validat.
L’usuari Control d’accés només pot veure els treballadors de les empreses per les que està autoritzat i saber si estan validats o no. Aquest usuari està pensat per a que una persona pugui saber en tot moment si un treballador pot accedir o no a les instal·lacions d’una empresa.
En una empresa, el compte d’administrador permet l’accés a una empresa, amb totes les característiques i funcionalitats.
Totes són gratuïtes e il·limitades, pots crear-les, modificar-les i/o eliminar-les tantes vegades com vulguis.
La regla general és que els empleats de la teva organització necessitaran un compte d’administrador de VITRAdoc. No obstant, si alguns dels teus empleats no utilitzen les característiques avançades de gestió documental i control de processos de VITRAdoc, pots crear per a ells comptes de col·laborador.
En el cas dels usuaris d’empreses externes als que has convidat, disposen de permisos d’administrador per a l’empresa des de la que els convides.
QUÈ ÉS EL LÍMIT MENSUAL DE DESCÀRREGUES?
Quan treballes amb els teus arxius a VITRAdoc, es mouen del teu equip al núvol (quan els carregues per primera vegada o cada cop que els canvies) i del núvol al teu equip (quan els descarregues per a visualitzar o editar).
No existeix cap límit a la càrrega d’arxius. Pots guardar arxius a VITRAdoc (moure’ls del teu equip al núvol) tants cops com sigui necessari.
El tràfic de descàrrega (moure arxius del núvol als equips dels usuaris) té un límit base de 10 Gb/mes per empresa. Aquest límit normalment és suficient per al treball intensiu dels usuaris.
Existeixen alguns casos en els que pot ser necessari apujar aquest límit, per exemple, si publiques arxius grans per a que siguin descarregats per un gran número d’usuaris i col·laboradors. Si aquest és el teu cas pots posar-te en contacte amb nosaltres a través del correu info@vitradoc.com per a ampliar el límit mensual de descàrregues en la configuració del teu repositori, el que en algun cas pot fer augmentar la quota de tu subscripció en funció dels Gb de descàrrega/mes addicionals que desitgis contractar.
SEGURETAT
COM DE SEGUR ÉS VITRADOC?
Tota la informació que s’introdueix a VITRAdoc està encriptada durant la seva transferència i emmagatzemament. VITRAdoc utilitza tècniques modernes d’encriptació como SSL i AES-256.
Els empleats de VITRA software tenen prohibit l’accés al contingut dels arxius que emmagatzemes a VITRAdoc. Els empleats poden accedir a les dades tècniques vinculades als arxius quan tenen una raó justificada (com donar suport). Malgrat això, per a acomplir amb les normatives legals internacionals, existeix un petit nombre d’empleats que pot tenir accés complert per les raons citades en els termes i condicions del servei (p. e. quan es requereix legalment). En qualsevol cas aquesta és l’excepció i no la regla. Alguns processos automàtics com el reemplaçament de continguts també desencripten els arxius temporalment, però és un procés automàtic i no supervisat per humans.
Tota la infraestructura de VITRAdoc s’audita periòdicament per a detectar vulnerabilitats i protegir- la contra eventuals atacs. VITRAdoc està dissenyat amb vàries capes de protecció incloent permisos per a limitació d’origen de la connexió, sistemes de detecció d’intrusos i infraestructures redundants.
ON S'EMMAGATZEMEN FÍSICAMENT LES MEVES DADES?
Els servidors de VITRAdoc estan ubicats en diferents centres de dades a Espanya i la Unió Europea.
QUÈ PASSA AMB LES MEVES DADES QUAN ELIMINO EL MEU COMPTE?
Per motius legals, les dades es conserven durant 30 dies després de la cancel·lació de la subscripció o de l’eliminació del compte principal d’usuari. Durant aquest període de temps, un usuari pot sol·licitar recuperar el seu compte amb la informació que conté.
Finalitzat aquest període, totes les dades que emmagatzemaves a VITRAdoc són eliminats per complert.
COM ES CANVIA LA CONTRASENYA?
Els diferents usuaris poden canviar la seva contrasenya des del portal web de VITRAdoc, anant a l’apartat “Perfil” i l’opció “Canviar contrasenya”.
NO RECORDO LA MEVA CONTRASENYA, COM PUC RECUPERAR-LA?
Per accedir al lloc web de VITRAdoc amb el teu compte d’usuari, has d’utilitzar els enllaços de recuperació de contrasenya que trobaràs a la pantalla d’inici de sessió i seguir les instruccions que allà s’hi indiquen.
Els empleats de VITRAdoc no coneixen la teva contrasenya i mai et preguntaran per ella per cap mitjà, ni telefònicament, ni per e-mail. Si reps qualsevol tipus de comunicació en nom de VITRAdoc en la que et preguntin les teves credencials d’accés, no en facis cap cas.
PAGAMENTS I FACTURACIÓ
GUARDEU LA INFORMACIÓ DE LA MEVA TARGETA DE CRÈDIT?
En contractar una subscripció VITRAdoc et sol·licitarem que introdueixis les dades de la teva targeta de crèdit per a la contractació inicial del servei.
Malgrat això, VITRAdoc NO emmagatzema directament les dades de la teva targeta. Les dades són emmagatzemades per a nosaltres per una altra companyia mitjançant una passarel·la de pagament dedicada.
Això ens permet realitzar un càrrec a la teva targeta sense conèixer els seus detalls per a la teva subscripció a VITRAdoc (disposem d’una referència a la teva targeta, no de les seves dades).
D’aquesta manera podem oferir-te una experiència de pagament flexible i àgil i al mateix temps acomplir amb els estàndards més alts de seguretat establerts per la indústria de les targetes de crèdit, proporcionats per una companyia especialitzada en pagaments online.
COM PUC PAGAR AMB ENDEUTAMENT SEPA?
Si la teva organització està a la Unió Europea dins de l’àrea SEPA, has de renovar la subscripció mensual a VITRAdoc mitjançant càrrecs SEPA Direct Dèbit B2B.
El primer pagament d’una subscripció VITRAdoc sempre s’ha de fer amb targeta de crèdit. Un cop el compte de VITRAdoc està creat, rebràs un correu del departament d’administració de VITRA per a sol·licitar la teva firma del document SEPA i poder domiciliar els següents pagaments.
Un cop fet aquest tràmit, tots els futurs càrrecs de la teva subscripció es faran per aquest mitjà de pagament.
PUC REBRE UNA FACTURA PER LA MEVA SUBSCRIPCIÓ A VITRADOC?
Dins de l’apartat “Organització” del lloc web de VITRAdoc pots trobar l’apartat “Factures”, on podràs consultar l’historial de pagaments realitzats i un enllaç per a descarregar les teves factures en format PDF.
En el mateix apartat pots comprovar les teves “Dades fiscals” i comprovar que són correctes per a obtenir les factures d’acord al teu país i al tipus d’organització (particular o empresa).
COM PUC CANVIAR O ELIMINAR LA MEVA SUBSCRIPCIÓ?
La majoria de paràmetres de subscripció d’un compte VITRAdoc poden modificar-se posant-te en contacte amb VITRA al correu info@vitradoc.com. Pots contractar més espai o incrementar el límit mensual de descàrregues. També pots reduir aquestes característiques. En aquest cas la teva quota mensual serà actualitzada des del mes immediatament posterior a la teva sol·licitud.
En el mateix correu també pots cancel·lar la teva subscripció a VITRAdoc en qualsevol moment. Si ho fas, el teu accés al sistema continuarà operatiu fins el darrer dia del mes en curs, moment en el que el teu compte serà desactivat. 30 dies més tard les teves dades seran eliminades completament. En qualsevol cas, no es realitzarà cap càrrec al teu compte un cop hagis cancel·lat la teva subscripció.
COM ELIMINO EL MEU COMPTE?
Per a poder eliminar el compte amb èxit, totes les subscripcions actives del teu compte VITRAdoc ha de ser cancel·lades amb anterioritat (veure pregunta anterior).
Les dades del compte es mantenen fins a 30 dies després de la finalització de qualsevol subscripció, moment en el que són eliminats per complert (excepte la informació fiscal i de facturació que legalment se’ns obliga a conservar).