El término es relativamente antiguo, desde 1940 se lleva hablando de "La oficina del futuro". En 1975, en un artículo de la revista de negocios BusinessWeek (Bloomberg), George Pake, el que fue director de Xerox (XRX) Palo Alto Research Center (PARC), predijo que para 1995 el papel ya no haría falta dado que los ordenadores lo suplirían. Ha pasado mucho tiempo desde el artículo BusinessWeek, y la verdad es que no estaban equivocados. Hoy en día, gracias a la tecnología, las oficinas del futuro pueden ser una realidad con una dependencia zero del papel. Podemos ver en pantalla los documentos, tal y como dijo George Pake, pero muchos otros avances nos facilitan el abandono del papel, como los correos electrónicos.
Sin embargo, una cosa que no tuvieron en cuenta para entonces, ha sido la pandemia del Coronavirus. Las oficinas del futuro no son simplemente sin papeles, también son deslocalizadas. Gracias a la pandemia se ha abierto un nuevo enfoque que permite teletrabajar desde casa, pudiendo ser más eficientes en todos los sentidos: desplazamientos, eliminación de costes por espacio o flexibilidad horaria entre otros.
La oficina sin papeles
Volviendo a la visión inicial de las oficinas del futuro, uno de los principales objetivos que todas las empresas tenemos en nuestras agendas es la oficina sin papeles. Y es que ofrece un gran número de ventajas, las cuales van más allá del ahorro económico y de la contribución a reducir, en la medida de lo posible, el impacto medioambiental que nuestra empresa genera.
Hay muchas opiniones al respeto. Unos dicen que una oficina sin papeles no es posible, mientras que otros se niegan a aceptar un documento en papel. La verdad es que siempre hay soluciones para cada empresa en concreto, y no tiene que ser blanco o negro; existen los grises. Con esto queremos decir que puede haber una solución intermedia en la que se trabaje con documentos físicos que se acaben digitalizando, por ejemplo. Sin embargo, el objetivo sigue siendo común: las oficinas del futuro pasan por los documentos digitales.
Principales ventajas de la oficina sin papel
La reducción en el consumo de papel nos aporta un gran número de beneficios, algunos de forma directa. Si tenemos en cuenta todos y cada uno de ellos, seremos conscientes que nuestra empresa da un salto cualitativo con la utilización de un gestor documental y que, una vez se empieza, no se puede entender una empresa con la gestión de documentos manual. Las ventajas directas las podemos resumir en eficiencia, seguridad y ahorro de espacio y costes.
Eficiencia en la gestión documental
La gestión de los documentos que genera nuestra compañía se vuelve mucho más ágil y sencilla que la tradicional búsqueda en papel.
- Rapidez: Buscar un documento digital requiere mucho menos tiempo que buscarlo entre varias carpetas de papel físico.
- Centralización: Cualquier empleado podrá acceder a la información almacenada de forma digital de una manera más sencilla, sin tener que desplazarse a otra zona del edificio donde esté guardada físicamente.
- Control: También podremos restringir el acceso con mucha más facilidad. Podremos tener un control sobre qué personas pueden acceder a determinada información, así como tener un registro con los accesos que se realicen.
- Auditoría: En cuestión de auditorías y seguridad se puede mantener una trazabilidad sobre la documentación. Tendremos la posibilidad de conocer quién los ha creado y quién los ha modificado.
Seguridad de toda la información
Es evidente que la seguridad de la información digitalizada es mucho mayor que la que se pueda tener en los archivos físicos. Además, como hemos visto en el punto anterior, se pueden crear distintos permisos de acceso según el tipo de información a la que se quiera acceder.
Resulta más sencillo crear copias de seguridad para que, en caso de algún problema informático o algún ataque, la información esté respaldada y no se produzcan pérdidas de datos que pueden ser sensibles.
Ahorro en espacio
Es otra gran ventaja que tendremos si optamos por la digitalización de la información. Ese espacio que ahorraremos lo podremos utilizar para que las estancias sean más diáfanas o para ampliar la oficina, poder tener el personal más junto o crear una zona de descanso para los empleados.
Sin embargo, si ese lugar nuevo disponible no lo vamos a poder reutilizar de una forma coherente, puede ser un buen momento para buscar una oficina más pequeña, con el correspondiente ahorro económico en el alquiler.
Reducción de gastos
Transformar toda la información física en información digital en la nube tiene un impacto directo en nuestra cuenta de gastos. Esto se debe a que, además de eliminar la necesidad de comprar papel, tenemos que añadir la eliminación del coste de mantenimiento de los sistemas de impresión y fotocopiadoras, e incluso su alquiler o futura renovación. Como extra, también eliminamos el gasto de los envíos de correos postales, pudiendo sustituirlos por envíos de correos electrónicos.
Llevar nuestra empresa hacia la oficina sin papeles presenta todas estas ventajas y alguna más. No podemos dejar pasar la oportunidad y tenemos que dar el salto a las oficinas del futuro, por nuestro bien y el del medio ambiente.