La oficina sin papel

La oficina sin papel es uno de los principales objetivos que todas las empresas tenemos en nuestras agendas. Y es que ofrece un gran número de ventajas, las cuales van más allá del ahorro económico y de la contribución a reducir, en la medida de lo posible, el impacto medioambiental que nuestra empresa genera.

Principales ventajas de la oficina sin papel

La reducción en el consumo de papel nos aporta un gran número de beneficios, algunos de forma directa.

Mejor eficiencia en la gestión documental

La gestión de los documentos que genera nuestra compañía se vuelve mucho más ágil y sencilla que la tradicional búsqueda en papel.

  • Buscar un documento digital requiere mucho menos tiempo que buscarlo entre varias carpetas de papel físico.
  • Cualquier empleado podrá acceder a la información almacenada de forma digital de una manera más sencilla, sin tener que desplazarse a otra zona del edificio donde esté guardada físicamente.
  • También podremos restringir el acceso con mucha más facilidad. Podremos tener un control sobre qué personas pueden acceder a determinada información, así como tener un registro con los accesos que se realicen.
  • En cuestión de auditorías y también de seguridad se puede mantener, además, una trazabilidad sobre la documentación. Tendremos la posibilidad de conocer quién los ha creado y quién los ha modificado.

Más seguridad de toda la información

Es evidente que la seguridad de la información digitalizada es mucho mayor que la que se pueda tener en los archivos físicos.

Además, como hemos visto en el punto anterior, se pueden crear distintos permisos de acceso según el tipo de información a la que se quiera acceder.

Resulta más sencillo crear copias de seguridad para que, en caso de algún problema informático o algún ataque, la información esté respaldada y no se produzcan pérdidas de datos que pueden ser sensibles.

Ahorro en espacio

Es otra gran ventaja que tendremos si optamos por la digitalización de la información. Ese espacio que ahorraremos lo podremos utilizar para que las estancias sean más diáfanas o para ampliar la oficina, poder tener el personal más junto o crear una zona de descanso para los empleados.

Sin embargo, si ese lugar nuevo disponible no lo vamos a poder reutilizar de una forma coherente, puede ser un buen momento para buscar una oficina más pequeña, con el correspondiente ahorro económico en el alquiler.

Reducción de gastos

Transformar toda la información física en información digital en la nube tiene un impacto directo en nuestra cuenta de gastos.

Esto se debe a que, además de eliminar la necesidad de comprar papel para las impresiones y fotocopias, tenemos que añadir la eliminación del coste de mantenimiento de los sistemas de impresión y fotocopiadoras, e incluso su alquiler o futura renovación.

Como extra, también eliminamos el gasto de los envíos de correos postales, pudiendo sustituirlos por envíos de correos electrónicos.

Llevar nuestra empresa hacia la oficina sin papel presenta todas estas ventajas y alguna más. No podemos dejar pasar la oportunidad y tenemos que dar el salto al futuro, por nuestro bien y el del medioambiente.