GESTOR DOCUMENTAL
La gestión documental o gestión de documentos es una actividad indispensable en la actividad de la empresa. El gestor documental VITRAdoc se encarga de administrar los documentos en formato digital en una organización y su entorno, facilitando el archivo, clasificación, conservación y compartición. Nace de la necesidad de tener controlados en todo momento los fondos documentales que cada vez son más complejos debido a la gran cantidad de documentos diferentes que hay hoy en día.
El factor diferencial de VITRAdoc con el resto de gestores documentales se basa en su capacidad para controlar los archivos necesarios y su vigencia para poder llevar a cabo la actividad empresarial en su entorno colaborativo.
Financiado por ENISA
VITRAdoc está financiado por ENISA (Empresa Nacional de Innovación), dependiente del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Sólo los proyectos con viabilidad, perspectiva de crecimiento y consolidación son apoyados por esta entidad.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EMPRESAS
La actividad laboral en una empresa genera muchos archivos, sobretodo en ambientes colaborativos acogidos por la CAE (Coordinación de Actividades Empresariales), donde el intercambio de documentos pasa a ser de obligado cumplimiento para garantizar la correcta aplicación de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. VITRAdoc es un Sistema de Gestión Documental (DMS - Document Management System) pensado para pymes y grandes empresas, ya que facilita la gestión de documentos entre diferentes organizaciones, siendo parte de la gestión de contenido empresarial (ECM - Enterprise Content Management).
FUNCIONALIDADES DEL GESTOR DOCUMENTAL
Las funcionalidades del software de gestión documental VITRAdoc van más allá del simple soporte documental. VITRAdoc ayuda a compartir y mantener vigente la documentación para agilizar la actividad laboral de las empresas.
¿Cómo funciona?
VITRAdoc es un SaaS, un Software As A Service, que ofrece sus servicios a través de un servidor en la nube. Sólo es necesario tener conexión a internet para conectarse, con un usuario y password, a través de un navegador web y empezar a gestionar los archivos con la intuitiva y rápida interfaz.
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN
Archiva los documentos de forma organizada y perfectamente clasificados para localizarlos en el menor tiempo posible.
COMPARTICIÓN DE ARCHIVOS
Agiliza al máximo la gestión de documentos compartiéndolos entre las empresas colaboradoras con un sólo click.
AVISOS DE CADUCIDADES
Avisa de las caducidades de los archivos con un sistema de control de documentación enviando correos electrónicos.
GESTIÓN DE USUARIOS
Usuarios con diferentes niveles de permisos para gestionar los documentos, para que todo no dependa de una sola persona.
CHECKLIST DE DOCUMENTOS
Controla en todo momento los documentos necesarios para desarrollar la actividad profesional.
VENTAJAS DEL GESTOR DOCUMENTAL
La gestión y control de la documentación en el entorno laboral se traduce en una reducción de tiempo así como ahorro de espacio físico, pero sobretodo se obtiene una óptima agilidad en entornos colaborativos. Estas características del gestor documental hace que la empresa tenga un uso más racional y eficiente de sus recursos, aumentando su productividad.
LOCALIZACIÓN CENTRALIZADA
Con un sistema de gestión documental toda la información de la empresa queda estructurada y centralizada en una misma ubicación, permitiendo una mayor gestión, agilizando la búsqueda de documentación y controlando el acceso de diferentes de usuarios.
MEJORA DEL FLUJO DE TRABAJO
VITRAdoc controla en todo momento los documentos de los diferentes procesos, automatizando y haciendo más eficiente el flujo de trabajo. Este control permite una visualización global del estado de los documentos.
SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN
El DMS VITRAdoc guarda los documentos en formato digital en un servidor con un sistema de copias de seguridad con redundancia de alimentación, ofreciendo servicio las 24h del día los 365 días del año, garantizando la conservación y recuperación de archivos.
COLABORACIÓN EMPRESARIAL
Con el software de gestión documental VITRAdoc la compartición de documentos tan interna como externamente se transforma en una tarea tan sencilla como apretar un botón, compartiendo archivos entre diferentes empresas sin la necesidad de usar diferentes medios en cada caso.
VERSIÓN DEL DOCUMENTO
La última versión de los documentos siempre se encuentra en la misma ubicación, permitiendo a todos los usuarios que tienen acceso a visualizar y trabajar con la certeza de estar con la versión actual, evitando errores internos.
GESTIÓN DOCUMENTAL ONLINE
VITRAdoc es una plataforma web a la que se accede con usuario y contraseña. Se puede acceder desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a internet sin la necesidaD de descargarse ningún programa para acceder.
CUMPLIMIENTO LEGAL
Pensado para ayudar a las empresas al cumplimiento legal en materia de prevención de riesgos laborales, teniendo al día la documentación necesaria para la coordinación de actividades empresariales.
