L’oficina sense paper

L’oficina sense paper és un dels principals objectius que totes les empreses tenim a les nostres agendes. I és que ofereix un gran nombre d’avantatges, les quals van més enllà de l’estalvi econòmic i de la contribució a reduir, en la mesura del possible, l’impacte mediambiental que la nostra empresa genera.

Principals avantatges de l’oficina sense paper

La reducció en el consum de paper ens aporta un gran nombre de beneficis, alguns de forma directa.

Millor eficiència en la gestió documental

La gestió dels documents que genera la nostra companyia es torna molt més àgil i senzilla que la tradicional recerca en paper.

• Cercar un document digital requereix molt menys temps que buscar-lo entre diverses carpetes de paper físic.
• Qualsevol empleat podrà accedir a la informació emmagatzemada de forma digital d’una manera més senzilla, sense haver de desplaçar-se a una altra zona de l’edifici on estigui guardada físicament.
• També podrem restringir l’accés amb molta més facilitat. Podrem tenir un control sobre quines persones poden accedir a determinada informació, així com tenir un registre amb els accessos que es realitzin.
• En qüestió d’auditories i també de seguretat es pot mantenir, a més, una traçabilitat sobre la documentació. Tindrem la possibilitat de conèixer qui els ha creat i qui els ha modificat.

Més seguretat de tota la informació

És evident que la seguretat de la informació digitalitzada és molt més gran que la que es pugui tenir en els arxius físics.

A més, com hem vist en el punt anterior, es poden crear diferents permisos d’accés segons el tipus d’informació a la qual es vulgui accedir.

Resulta més senzill crear còpies de seguretat perquè, en cas d’algun problema informàtic o algun atac, la informació estigui recolzada i no es produeixin pèrdues de dades que poden ser sensibles.

Estalvi en espai

És una altra gran avantatge que tindrem si optem per la digitalització de la informació. Aquest espai que estalviarem el podrem utilitzar perquè les estances siguin més diàfanes o per ampliar l’oficina, poder tenir el personal més al costat o crear una zona de descans per als empleats.

No obstant això, si aquest lloc nou disponible no el reutilitzem d’una forma coherent, pot ser un bon moment per cercar una oficina més petita, amb el corresponent estalvi econòmic en el lloguer.

Reducció de despeses

Transformar tota la informació física en informació digital al núvol té un impacte directe en el nostre compte de despeses.

Això es deu al fet que, a més d’eliminar la necessitat de comprar paper per a les impressions i fotocòpies, hem d’afegir l’eliminació del cost de manteniment dels sistemes d’impressió i fotocopiadores, i fins i tot el seu lloguer o futura renovació.

Com a extra, també eliminem la despesa dels enviaments de correus postals, podent substituir-los per enviaments de correus electrònics.

Portar la nostra empresa cap l’oficina sense paper presenta tots aquests avantatges i moltes més. No podem deixar passar l’oportunitat i hem de donar el salt al futur, pel nostre bé i el del medi ambient.