FAQs

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ASPECTOS BÁSICOS

¿Qué es el portal web de VITRAdoc?

El portal web de VITRAdoc permite conectarse a un repositorio utilizando un navegador de Internet. Desde el portal web es posible utilizar todas las características de VITRAdoc.

¿Cómo puedo obtener soporte?

Si piensas que algo no funciona como debería o necesitas ayuda, puedes enviarnos un correo a la dirección info@vitradoc.com

También puedes consultar los manuales de inicio y de usuario de VITRAdoc para resolver cualquier duda técnica.


PRECIOS Y FUNCIONALIDADES

¿Cuánto cuesta VITRAdoc?

VITRAdoc es un software que se utiliza como un servicio mediante una suscripción. Cada empresa paga una cuota mensual que depende de los siguientes factores:

- El número de trabajadores. Como mínimo de uno a diez.

- El espacio de almacenamiento. Con un mínimo de 300 Mb.

Puedes calcular tu tarifa personalizada de VITRAdoc desde la propia web.

¿Cuál es la diferencia entre administrador y colaborador?

En una organización, las cuentas de administrador y colaborador permiten el acceso a la misma; en el caso del administrador lo hace con todas las características, mientras que la cuenta de colaborador está restringida a las funcionalidades de compartir archivos (cargar, descargar, editar y sustituir).

En una empresa, la cuenta de administrador permite el acceso a la misma, con todas las características y funcionalidades.

Todas las cuentas son gratuitas e ilimitadas, puedes crearlas, modificarlas y/o eliminarlas tantas veces como quieras.

La regla general es que los empleados de tu organización necesitarán una cuenta de administrador de VITRAdoc. No obstante, si algunos de tus empleados no utilizan las características avanzadas de gestión documental y control de procesos de VITRAdoc, puedes crear para ellos cuentas de colaborador.

En el caso de los usuarios de empresas externas a los que has invitado, disponen de permisos de administrador para la empresa desde la que los invitas.

¿Qué es el límite mensual de descargas?

Cuando trabajas con tus archivos a VITRAdoc, se mueven de tu equipo en la nube (cuando los cargas por primera vez o cada vez que los cambias) y de la nube a tu equipo (cuando los descargas para ver o editar).

No existe ningún límite a la carga de archivos. Puedes guardar archivos en VITRAdoc (moverlos de tu equipo en la nube) tantas veces como sea necesario.

El tráfico de descarga (mover archivos de la nube a los equipos de los usuarios) tiene un límite base de 10 Gb / mes por empresa. Este límite normalmente es suficiente para el trabajo intensivo de los usuarios.

Existen algunos casos en los que puede ser necesario subir este límite, por ejemplo, si publicas archivos grandes para que sean descargados por un gran número de usuarios y colaboradores. Si este es tu caso puedes ponerte en contacto con nosotros a través del correo info@vitradoc.com para ampliar el límite mensual de descargas en la configuración de tu repositorio, lo que en algún caso puede hacer aumentar la cuota de tu suscripción en función de los Gb de descarga/mes adicionales que desee contratar.


SEGURIDAD

¿Cómo de seguro es VITRAdoc?

Toda la información que se introduce a VITRAdoc está encriptada durante su transferencia y almacenamiento. VITRAdoc utiliza técnicas modernas de encriptación como SSL y AES-256.

Los empleados de VITRA software tienen prohibido el acceso al contenido de los archivos que almacenas en VITRAdoc. Los empleados pueden acceder a los datos técnicos vinculados a los archivos cuando tienen una razón justificada (como dar soporte). Sin embargo, para cumplir con las normativas legales internacionales, existe un pequeño número de empleados que puede tener acceso completo por las razones citadas en los términos y condiciones del servicio (p. e. cuando se requiere legalmente). En cualquier caso esta es la excepción y no la regla. Algunos procesos automáticos como el reemplazo de contenidos también desencriptan los archivos temporalmente, pero es un proceso automático y no supervisado por humanos.

Toda la infraestructura de VITRAdoc audita periódicamente para detectar vulnerabilidades y protegerla contra eventuales ataques. VITRAdoc está diseñado con varias capas de protección incluyendo permisos para limitación de origen de la conexión, sistemas de detección de intrusos e infraestructuras redundantes.

¿Dónde se almacenan físicamente mis datos?

Los servidores de VITRAdoc están ubicados en diferentes centros de datos en España y la Unión Europea.

¿Qué pasa con mis datos cuando elimino mi cuenta?

Por motivos legales, los datos se conservan durante 30 días después de la cancelación de la suscripción o de la eliminación de la cuenta principal de usuario. Durante este periodo de tiempo, un usuario puede solicitar recuperar su cuenta con la información que contiene.

Finalizado este periodo, todos los datos que almacenan a VITRAdoc son eliminados por completo.

¿Cómo se cambia la contraseña?

Los diferentes usuarios y colaboradores de las empresas pueden cambiar su contraseña desde el portal web de VITRAdoc, yendo en el apartado "Perfil" y la opción "Cambiar contraseña".

No recuerdo mi contraseña, ¿cómo puedo recuperarla?

Para acceder al sitio web de VITRAdoc con tu cuenta de administrador, usuario o colaborador, debes utilizar los enlaces de recuperación de contraseña que encontrarás en las pantallas de inicio de sesión y seguir las instrucciones que allí se indican.

Los empleados de VITRAdoc no conocen la contraseña y nunca te preguntarán por ella por ningún medio, ni telefónicamente, ni por e-mail. Si recibes cualquier tipo de comunicación en nombre de VITRAdoc en la que te pregunten tus credenciales de acceso, no hagas ningún caso.


PAGOS Y FACTURACIÓN

¿Guardamos la información de tu tarjeta de crédito?

Al contratar una suscripción VITRAdoc te solicitaremos que introduzcas los datos de tu tarjeta de crédito para la contratación inicial del servicio.

A pesar de ello, VITRAdoc NO almacena directamente los datos de tu tarjeta. Los datos son almacenados para nosotros por otra compañía mediante una pasarela de pago dedicada.

Esto nos permite realizar un cargo en tu tarjeta sin conocer sus detalles para tu suscripción a VITRAdoc (disponemos de una referencia a tu tarjeta, no de sus datos).

De esta manera podemos ofrecerte una experiencia de pago flexible y ágil y al mismo tiempo cumplir con los estándares más altos de seguridad establecidos por la industria de las tarjetas de crédito, proporcionados por una compañía especializada en pagos online.

¿Cómo puedo pagar con endeudamiento SEPA?

Si tu organización está en la Unión Europea dentro del área SEPA, debes renovar la suscripción mensual a VITRAdoc mediante cargos SEPA Direct Debit B2B.

El primer pago de una suscripción VITRAdoc siempre debe hacerse con tarjeta de crédito. Una vez la cuenta de VITRAdoc está creada, recibirás un correo del departamento de administración de VITRA software para solicitar tu firma del documento SEPA y poder domiciliar los siguientes pagos.

Una vez hecho este trámite, todos los futuros cargos de tu suscripción se harán por este medio de pago.

¿Puedo recibir una factura por mi suscripción a VITRAdoc?

Dentro del apartado "Organización" del sitio web de VITRAdoc puedes encontrar el apartado "Facturas", donde podrás consultar el historial de pagos realizados y un enlace para descargar tus facturas en formato PDF.

En el mismo apartado puedes comprobar tus "Datos fiscales" y comprobar que son correctos para obtener las facturas de acuerdo a tu país y el tipo de organización (particular o empresa).

¿Cómo puedo cambiar o eliminar mi suscripción?

La mayoría de parámetros de suscripción de una cuenta VITRAdoc pueden modificarse poniéndote en contacto con VITRA al correo info@vitradoc.com. Puedes contratar más espacio o incrementar el límite mensual de descargas. También puedes reducir estas características. En este caso tu cuota mensual será actualizada desde el mes inmediatamente posterior a tu solicitud.

En el mismo correo también puedes cancelar tu suscripción a VITRAdoc en cualquier momento. Si lo haces, tu acceso al sistema continuará operativo hasta el último día del mes en curso, momento en el que tu cuenta será desactivada. 30 días más tarde tus datos serán eliminados completamente. En cualquier caso, no se realizará ningún cargo a su cuenta una vez hayas cancelado tu suscripción.

¿Cómo elimino mi cuenta?

Para poder eliminar la cuenta con éxito, todas las suscripciones activas de tu cuenta VITRAdoc debe ser canceladas con anterioridad (ver pregunta anterior).

Los datos de la cuenta se mantienen hasta 30 días después de la finalización de cualquier suscripción, momento en el que son eliminados por completo (excepto la información fiscal y de facturación que legalmente se nos obliga a conservar).