Cada día las pymes necesitan gestionar cada vez más documentos para dejar constancia y certificar sus acciones y así poder llevar a cabo su principal actividad. El problema es que esta gran cantidad de documentación en papel conlleva mucho tiempo y posibles errores, con lo que la ejecución de los proyectos se ve afectada en el tiempo. Si se dispone de un buen software de gestión documental, esta tarea se facilita mucho, reduciendo tiempo y errores.
Hay muchos gestores documentales disponibles hoy en día. Se encargan de almacenar los documentos en formato digital para luego poder buscarlos y consultarlos. Pero, ¿cuál elegimos? Ante tanta oferta se hace difícil hacer una buena elección.
Debemos pensar en nuestras necesidades como pyme. No sólo debemos tener un almacenamiento de archivos, el gestor documental escogido debe cumplir con:
Estas son las funciones básicas de un gestor documental, pero con estas funciones simplemente tenemos un gestor de archivos avanzado. Para la gestión de la documentación eficiente de una pyme hemos añadido funcionalidades que ayudan en las tareas diarias:
Con estas características, el Gestor Documental VITRAdoc, aparte de aportar los beneficios de un software de gestión documental, nos ayuda en el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, al mismo tiempo que ayuda también a los sistemas Compliance al avisar de la necesidad y vigencia de los archivos.
Una de las premisas para un buen programa de gestión documental es la seguridad con la que se trata el almacenaje de los archivos. De nada sirve un gestor documental si se pierden los archivos. Debemos tener un buen respaldo. Esto implica tener montada una infraestructura potente y estar bien gestionada. Para no gastar tiempo en temas tecnológicos, la solución es contratar un servicio de gestión documental que almacene los archivos en la nube.
En VITRAdoc tus archivos se almacenan en la nube y no tienes que preocuparte por las copias de seguridad o de tener les medidas de seguridad actualizadas. Nosotros nos encargamos de tener siempre disponibles tus archivos de forma segura y accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.
Nuestra trayectoria y experiencia ofreciendo el servicio de gestor documental CAE, pero sobre todo el trabajo y contacto continuo que tenemos con nuestros clientes, hace que nuestro software evolucione y aporte soluciones para gestionar eficazmente la documentación y control de PRL y CAE. Gracias a esta evolución, Vitradoc se consolida y se expande, dando servicio […]
El término es relativamente antiguo, desde 1940 se lleva hablando de «La oficina del futuro». En 1975, en un artículo de la revista de negocios BusinessWeek (Bloomberg), George Pake, el que fue director de Xerox (XRX) Palo Alto Research Center (PARC), predijo que para 1995 el papel ya no haría falta dado que los ordenadores […]
Son muchas las horas que nos pasamos gestionando documentos necesarios para el buen funcionamiento de la organización y, mientras todo va bien, pensamos que tenemos un buen control documental. Pero siempre llega el día en que ocurre algún problema con algún documento y toda la actividad laboral se para y se centra en resolver el […]
VITRAdoc ha recibido un préstamo participativo por parte de ENISA, dotando de mayor músculo financiero a la empresa al mismo tiempo que refuerza la garantía y la solidez del proyecto. El objetivo de este préstamo es el desarrollo comercial, dando a conocer los beneficios que aporta VITRAdoc en términos de Gestor Documental orientado a la […]
La ciberseguridad se define como un sistema de protección para los archivos de información. A partir de este sistema se intentan evitar todo tipo de amenazas que pueden poner en riesgo la información que es almacenada, tratada y enviada a través de cualquier dispositivo. Se basa en sistemas de seguridad informática que sean capaces de actuar antes, […]
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