Cada dia les pimes necessiten gestionar cada vegada més documents per deixar constància i certificar les seves accions i així poder dur a terme la seva principal activitat. El problema és que aquesta gran quantitat de documentació en paper comporta molt de temps i possibles errors, de manera que l’execució dels projectes es veu afectada en el temps. Si es disposa d’un bon software de gestió documental, aquesta tasca es facilita molt, reduint temps i errors.
Hi ha molts gestors documentals disponibles avui en dia. S’encarreguen d’emmagatzemar els documents en format digital per després poder buscar-los i consultar-los. Però, quin triem? Davant de tanta oferta es fa difícil fer una bona elecció.
Hem de pensar en les nostres necessitats com a pime. No només hem de tenir un emmagatzematge d’arxius, el gestor documental escollit ha de complir amb:
Aquestes són les funcions bàsiques d’un gestor documental, però amb aquestes funcions simplement tenim un gestor d’arxius avançat. Per a la gestió de la documentació eficient d’una pime hem afegit funcionalitats que ajuden en les tasques diàries:
Amb aquestes característiques, el Gestor Documental VITRAdoc, a part d’aportar els beneficis d’un software de gestió documental, ens ajuda en el compliment de la Llei de Prevenció de Riscos Laborals, a la vegada que ajuda també als sistemes Compliance en avisar de la necessitat i vigència dels arxius.
Una de les premisses per a un bon programa de gestió documental és la seguretat amb què es tracta el emmagatzematge dels arxius. No serveix de res un gestor documental si es perden els arxius. Hem de tenir un bon suport. Això implica tenir muntada una infraestructura potent i estar ben gestionada. Per no gastar temps en temes tecnològics, la solució és contractar un servei de gestió documental que emmagatzemi els arxius al núvol.
A VITRAdoc els teus arxius s’emmagatzemen al núvol i no has de preocupar-te per les còpies de seguretat o de tenir les mesures de seguretat actualitzades. Nosaltres ens encarreguem de tenir sempre disponibles els teus arxius de forma segura i accessibles des de qualsevol lloc i dispositiu.
La nostra trajectòria i experiència oferint el servei de gestor documental CAE, però sobretot el treball i contacte continu que tenim amb els nostres clients, fa que el nostre software evolucioni i aporti solucions per gestionar de forma eficaç la documentació i control de PRL i CAE. Gràcies a aquesta evolució, Vitradoc es consolida i […]
El terme és relativament antic, des de 1940 es porta parlant de “L’oficina del futur”. El 1975, a un article de la revista de negocis BusinessWeek (Bloomberg), George pake, el que va ser director de Xerox (XRX) Palo Alto Research Center (PARC), va predir que per a 1995 el paper ja no caldria atès que […]
Són moltes les hores que ens passem gestionant documents necessaris per el bon funcionament de l’organització i, mentre tot va bé, pensem que tenim un bon control documental. Però sempre arriba el dia en què passa algun problema amb algun document i tota l’activitat laboral s’atura i se centra en resoldre el problema amb aquest […]
VITRAdoc ha rebut un préstec participatiu per part d’ENISA, dotant de major múscul financer a l’empresa al mateix temps que reforça la garantia i la solidesa del projecte. L’objectiu d’aquest préstec és el desenvolupament comercial, donant a conèixer els beneficis que aporta VITRAdoc en termes de Gestor Documental orientat a la Prevenció de riscos laborals […]
La ciberseguretat es defineix com un sistema de protecció per als arxius d’informació. A partir d’aquest sistema s’intenten evitar tot tipus d’amenaces que puguin posar en risc la informació que s’emmagatzema, es tracta i s’envia a través de qualsevol dispositiu. Es basa en sistemes de seguretat informàtica que siguin capaços d’actuar abans, durant i després, no només […]
Cada dia sentim a parlar de la transformació digital de les empreses, de la necessitat d’una bona gestió documental, de la importància que les organitzacions s’adaptin als temps actuals i canviïn les seves estratègies. Però a la majoria de pimes, la transformació digital s’està produint des de fa anys, tot i que molt lentament. La comunicació a […]
Des de l’any 2006, amb l’aparició de la Llei de Subcontractació, les empreses del sector de la construcció es van haver d’espavilar a mirar de tenir al dia la seva documentació si volien treballar. Sense un sistema de gestió documental que ajudi a la gestió de la prevenció de riscos laborals ha sigut complicat. Documentació […]